A pesar de los avances tecnológicos, la mayoría de las empresas aún luchan por gestionar la carga de papel en sus procesos de negocios. Si bien se puede “escanear y almacenar”, esto se queda corto frente al potencial de los modernos sistemas de documentos y captura de datos, lo que podría significar el estar perdiendo una oportunidad de ahorro y eficiencia.

Para saber cuál es el más adecuado para sus necesidades, se han determinado cinco fases: “las cinco etapas de captura”. Cada una de ellas, ubicadas a lo largo del espectro puede aportar valor a una organización a partir de su estrategia de documentos. No todo el mundo necesita un sistema completo de captura, incuso la solución adecuada puede estar en el escaneo básico. ¿Dónde ubicarse dentro de este “espectro de captura” para lograr el resultado óptimo?

Etapa uno: Escanear y almacenar

Ésta se caracteriza por la capacidad de escanear documentos de papel y almacenarlos digitalmente. Involucra hardware de escaneo y software que permita al usuario alimentar manualmente información básica acerca del documento. La imagen del documento se almacena en el disco duro de una computadora o servidor para su recuperación posterior. Esta etapa permite eliminar el papel en operaciones donde se use mucho.

Las compañías que siguen llevando negocios en papel luchan constantemente por controlar sus costos y tiempo en papeleo, estando en desventaja. Un estudio de 2010 señala que el 60% de las empresas encuestadas logró una retribución positiva tras invertir en tecnología de captura dentro de 18 meses.

Sin embargo, encontrar documentos en un directorio de archivos de Windows puede llegar a ser difícil, considerando que su número siempre está creciendo. Además, se requiere trabajo adicional para separar y pre-clasificar tipos de documentos, escanearlos y alimentar manualmente con palabras claves.

Etapa dos: Reconocimiento básico

Esta etapa agrega tecnologías que permiten “leer” datos de imágenes de documentos y permiten aprovechar esta información. El Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) leerá y capturará bits claves de información para poblar automáticamente diversos campos de índice. Por otro lado, la tecnología de Reconocimiento de Marca Óptica (OMR) lee y compila respuestas a través de marcas de verificación en una diversidad de formularios predefinidos.

Aquí se mejora significativamente los tiempos de ciclo, índices de error y requerimiento de personal, lo que representa un importante ahorro. Además, reglas elementales para procedimientos ayudan a contribuir a la verificación y validación de datos recolectados. La búsqueda de información más detallada en los documentos escaneados se hace más fácil y rápida al usar OCR.

No obstante, aún se requiere una gran cantidad de mano de obra para implementar esta etapa. Se necesita pre-clasificar y separar documentos, insertar hojas de separador y escanear físicamente los documentos para luego verificar la integridad de los datos recolectados. Además, muchos sistemas OCR zonal requieren plantillas de documento construidas por programadores, lo que genera costos y esfuerzo adicional.

Etapa tres: Extracción inteligente de datos

Esta etapa se caracteriza por sistemas que van más allá de solo capturar información básica de índice, al extraer múltiples campos y detalles de rubros. Estos buscan datos detallados en documentos en los que su ubicación no es conocida con anterioridad y entregan la información a diversas bases de datos y aplicaciones de administración.

La tecnología de reconocimiento de datos inteligentes permite que el sistema lea escritura a mano y campos de mapas, aprovechando los códigos de datos avanzados y glifos. Las imágenes escaneadas son pasados a sistemas de almacenamiento de imágenes, mientras que la información capturada es pasada a sistemas ERP o de aplicación de negocios, las que pueden ser más complejas al tomar decisiones complicadas y automatizadas.

Así es posible alimentar con información vital a una diversidad de sistemas y aplicaciones de gestión de contenido empresarial, lo que puede volverse un “ingrediente mágico” para la estrategia de documentos, abriendo una puerta para obtener ventajas de negocios y mejorar en procesos de forma significativa.

Etapa cuatro: Captura distribuida

En esta etapa el escaneo de documentos ocurre en su punto de origen en vez de enviarlos hacia un punto central. La “captura distribuida” es una estrategia para registrar documentos desde ubicaciones descentralizadas, acelerando la alimentación de datos y agilizando el procesamiento de documentos de negocios críticos.

Esto está siendo usado en una amplia gama de industrias y proporciona la capacidad de establecer un sistema eficiente de gestión de documentos a lo largo de varias oficias y ubicaciones. La verificación de la exactitud de los datos también puede ser distribuida hacia los expertos en línea de negocios que estén más familiarizados con los documentos y requerimientos de trabajo.

Con esto, las organizaciones pueden acortar el procesamiento de transacciones, recortar costos de embarque y correo, además de abrir nuevas oportunidades para incrementar la productividad. Este sistema es especialmente útil con compañías que se dispersan con oficinas regionales, empleados remotos y clientes geográficamente distantes.

Etapa cinco: Captura empresarial

Esta etapa da paso al concepto de portal de captura universal, en donde los documentas que llegan a una organización son digitalizados y almacenados con la mínima mano de obra. En este punto, el sistema es lo suficientemente sofisticado para aceptar un documento en cualquier formato que pueda ser entregado.

También es capaz de leer cualquier tipo de código de barras o sistema de reconocimiento de marcas, por lo que no hay límite para la amplitud o complejidad de las reglas de negocios que puedan emplearse. Además, estos sistemas interactúan con cualquier sistema de gestión de contenido empresarial, de planificación de recursos y de almacenamiento de datos.

Sin embargo, se necesita una estrategia de documentos muy bien pensada y orientada hacia procesos para que las organizaciones no pierdan la referencia. El tener asociados que entreguen una suite de soluciones modulares y flexibles le permitirá crecer conforme vaya avanzando.

Las nuevas tecnologías han traído un nuevo mundo de oportunidades, sobre todo con el nuevo enfoque de las empresas, que se mueve en el espectro de captura con un enfoque tanto estratégico como tecnológico.