Son bastante comentadas y conocidas las razones para implementar un sistema BPM, sin embargo es muy importante entender que un programa de BPM no es sólo otra iniciativa y es un proceso bastante continuo en comparación con la mayoría de las otras iniciativas en una organización.
Implementar un sistema BPM no es una tarea única que se realice sólo una vez, sino que es un proceso continuo de mejora continua, entonces, ¿cómo concluimos que el programa BPM está teniendo éxito?
KPIs y métricas de rendimiento de procesos
Para poder medir correctamente los resultados obtenidos con BPM, se deben reconocer los objetivos claramente, y así poder seleccionar las variables que nos dirán cómo está funcionando nuestro sistema.
El tiempo que se tarda en completar ciertos procesos, el número de aprobaciones pendientes con diferentes partes interesadas, los paneles de control de Top N Process, etc. son una forma de medir si el proceso de automatización de procesos es efectivo. Sin embargo, ¿son una medida real del éxito de un programa de BPM?
Sin embargo, existe una gran diferencia entre el objetivo real o el propósito de BPM y tener algunos números de los que puede estar orgulloso en el tablero de instrumentos de su herramienta.
La verdadera medida del éxito
Para entender el verdadero éxito de un programa de BPM, es importante volver a algunas preguntas fundamentales que nos hicieron elegir BPM como una opción. La automatización es un paso inevitable y que se hace principalmente para liberar recursos de hacer trabajos manuales repetitivos que significan tiempo y recursos.
Pero, ¿qué sigue?
¿Nos ha ayudado a convertirnos en una organización más centrada y productiva? ¿Nos ha ayudado a enfocarnos más en el cliente?
Cada iniciativa debe ayudar a que las organizaciones se adapten rápidamente al cambio y ofrezcan como resultado más valor al cliente final. Con esa idea en mente, sus metas de BPM también deben alinearse de la misma manera para lograr eso. Una organización puede lograr la confianza del cliente cuando hay prontitud en el servicio y valor en la entrega. El producto / servicio representa una parte de ello, pero también es la experiencia que tienen con los empleados de primera línea de su organización. Por lo tanto, se convierten en igualmente importante para ellos darse cuenta de lo primordial que es su papel en el suministro de esa experiencia a sus clientes.
Por lo tanto, un programa de BPM debe tener el completo buy-in de sus clientes internos (sus empleados que incluye a los usuarios técnicos y no técnicos). Por lo tanto, es esencial que el programa haga la vida más fácil para los interesados de los procesos que ha elegido para automatizar y mejorar. Con el fin de lograr el éxito real de un programa de BPM, es importante no perder de vista este objetivo en cada paso involucrado al momento de embarcarse en un programa de BPM.
Construir una empresa más eficiente y centrada en el cliente a través de una estructuración y administración adecuadas de los procesos de negocio es la cima del éxito en la ejecución de una iniciativa de BPM.
