Como ya sabemos, los beneficios de implementar un gestor documental en nuestra empresa son muchos, desde facilitar la búsqueda y seguimiento de cualquier documento, hasta el ahorro de recursos y mayor eficiencia en los tiempos de respuesta. Tener acceso inmediato a toda la información es primordial en estos tiempos donde la hiperconectividad nos exige respuestas inmediatas, y así es como se ha vuelto necesario adoptar tecnologías y sistemas que optimicen los procesos, convirtiéndose en una decisión clave que se verá reflejada en los resultados de la empresa, por lo que se deben tener en cuenta algunos factores a la hora de optar por un sistema de gestión documental u otra solución presente en el mercado.

Flexibilidad y Escalabilidad

Es muy importante reconocer las necesidades particulares de la empresa y los objetivos que se tienen para el sistema, además de tener en cuenta el futuro de la empresa, ya que las necesidades de hoy pueden ser totalmente diferentes a las que se tendrán dentro de unos años.

Facilidad de Uso

Muchas veces se elige un gestor documental porque ofrece una gran cantidad de características y propiedades, y se olvida o se deja en segundo plano la facilidad con la que se maneja el sistema, lo que puede transformarse en una mala experiencia y adquisición. Es importante considerar que la interfaz sea sencilla y se ajuste al usuario.

Potente Buscador

Es importante reconocer la capacidad y facilidad de búsqueda que ofrece el gestor en relación a los documentos que maneja la empresa, ya que algunos estudios indican que un empleado puede ocupar cerca de 2 horas de su jornada laboral en el proceso de búsqueda de la información.

Flujo de Trabajo

El sistema debe identificar los distintos ciclos de vida de los documentos, permitir un seguimiento y reconocer el estado en el que se encuentran y por qué.

Versiones

Todas las personas o áreas que solicitan un documento suelen realizar observaciones y cambios, por lo que es necesario tener acceso a todas las versiones y saber quien las realizó.

Soporte Técnico y Formación

Es fundamental contar con asesores profesionales que guíen durante el proceso de adaptación y en el caso de que surjan complicaciones, además de tener en cuenta la formación y capacitación para los que usarán diariamente el gestor.

Seguridad

Lo documentos deben estar asegurados y permitir controlar quién tiene acceso y puede editar los documentos.