Los nuevos tipos de datos representan un reto para las estrategias de gestión de la información de muchas empresas. La adopción de redes sociales y plataformas colaborativas se traduce en que las compañías se ven obligadas a incorporar posteos en redes sociales: textos, mensajes instantáneos, tweets y archivos compartidos de forma online en procesos formales para la gestión de la información.

En ese sentido, las empresas tienen que tener en cuenta la seguridad, el cumplimiento de la normativa y el comportamiento de los empleados. Como consecuencia, las organizaciones están descubriendo que las reglas existentes son difíciles de aplicar cuando se trata de información sin estructura, de corta vida, de gran volumen y difícil de categorizar.

El primer reto al que se enfrentan es que muchas no saben en manos de quién está o debería estar el contenido creado en estos canales de comunicación. Una encuesta entre profesionales de la información de la AIIM e Iron Mountain reveló que un tercio de las empresas aún tienen que asignar la responsabilidad del contenido en la mensajería instantánea, móvil, redes sociales y contenido compartido en la nube.

El estudio también mostró que una de cada diez compañías fracasa a la hora de gestionar la información en formatos más tradicionales, tales como correos electrónicos, los datos de clientes y contenido online público.

Lo preocupante es que esto va a ser cada vez más complicado. Pocas organizaciones se verán libres de la inminente llegada del Internet of Things (IoT). La comunicación entre dispositivos conectados que ya se usa en sectores como la industria, automóvil, energía y/o salud se está trasladando a sectores relacionados con el consumo, a través de dispositivos conectados que se están implantando rápidamente. Por ejemplo: en los hogares y en aplicaciones relacionadas con el fitness.

El número global de dispositivos conectados que habrá en 2020 se estima desde los 20.000 millones hasta los 50.000 millones. En 2015 el número de estos y de sistemas conectados en uso llegará hasta los 4.900 millones. Una investigación realizada en 2014 por International Data Group estimó que el número total de datos gestionados por las empresas crecería un 76% en los próximos 12 a 18 años.

Es por esto que las empresas deben ajustar sus políticas de gestión de la información ahora para adaptarlas a los nuevos tipos de información, antes de que los volúmenes de datos generados por los dispositivos conectados les sobrepasen. Punto importante es la falta de una persona responsable de este tema. Alguien – individuo o equipo de personas – que sea responsable del contenido generado por los dispositivos conectados.

El segundo reto está constituido por implicaciones legislativas y el cumplimiento de normativas respecto a los datos que se trasladan entre los dispositivos. Esto implica mayores requisitos en lo relacionado con la protección de datos, la seguridad y las políticas de recuperación de ellos. Los marcos legales van detrás de la tecnología y la complejidad del panorama de datos generados por dispositivos conectados y sistemas establecerá retos en el ámbito legal y regulatorio.

El tercer reto está en el almacenamiento y retención de la información. Será imposible almacenar y retener todo. Las políticas de gestión de la información ya se encuentran con la dificultad que representan los canales digitales y podrían fallar ante el Internet of Things, a no ser que las empresas mejoren su forma de clasificar los datos, sabiendo qué conservar y qué borrar.

El desafío de determinar qué datos constituyen un archivo o tienen un valor potencial para la empresa es algo que parece imposible de alcanzar para muchas compañías, que ya están desbordadas por los crecientes volúmenes de información en múltiples formatos. Sin embargo, fracasar en ello hará que muchas de ellas se expongan a niveles inaceptables de riesgo, por lo que esto termina en una cultura de “guardarlo todo por si acaso”.

Estos retos tendrán una respuesta óptima en la medida de que se cuenten con políticas de gestión de la información adecuadas, predefiniendo y automatizando la categorización para limitar el almacenamiento y la vulnerabilidad. Ahora es cuando hay que empezar a actuar.