Para que una empresa sea competitiva, debe prestar atención especial a la correcta gestión de sus documentos y archivos. Es más: cerca del 80% de la información de una organización, son documentos. Si consideramos que estos contienen la fuente principal de información, a la hora de tomar decisiones  de negocio, resulta fundamental garantizar la seguridad y accesibilidad a los mismos.

Por lo mismo, el sistema que utilice una empresa para gestionar sus documentos debe satisfacer las necesidades de su negocio y previamente a implantar dicho sistema, se debe analizar la relación entre los diferentes grupos de usuarios y los tipos de documento de los que se dispone. El acceso al sistema de documentación debe ser fácil y a la vez seguro.

En ese sentido, un Software de gestión documental es una aplicación informática que facilita la clasificación, conservación y el acceso a todo tipo de documentos electrónicos, los que pueden ser archivos de texto, imágenes, audios, videos… Además, los documentos pueden estar presentes en diversos formatos.

Al determinar los puntos clave que necesita una empresa para que funcione con éxito, es común olvidarse de la gestión de la información. Sin embargo, éste es justamente uno de los elementos de mayor relevancia para conseguir el éxito empresarial. Al implementar un sistema de gestión documental, su empresa se beneficiará a través de un acceso rápido y seguro a imágenes, formularios electrónicos, firmas y demás archivos, facilitando en gran medida el flujo de trabajo de su compañía.

Es necesario que el acceso a la información sea rápido, completo y adecuado a las distintas personas que accederán a estos documentos para que su negocio cumpla con sus objetivos empresariales, . El sistema encargado de la gestión documental debe administrar la información de acuerdo a las reglas de su negocio y a la vez, debe ser seguro y fácilmente auditable.

Debido a la digitalización necesaria y progresiva de las empresas, los softwares de gestión documental se han convertido en una herramienta imprescindible para el correcto almacenamiento, clasificación y seguridad de sus documentos.