La era digital ha abierto un mundo de posibilidades a pequeñas y grandes empresas en el ámbito de la gestión documental. En ese sentido, aumentar la productividad sin perder dinero es una de las grandes ventajas que ofrece la gestión de documentos a través de sistemas automatizados. A continuación, te mostramos otros nueve grandes beneficios que la gestión de documentos entrega a las compañías.
1. Mayor productividad
Eficacia y eficiencia en la búsqueda y recuperación de documentos y expedientes. Acceso rápido y seguro a la información de la empresa reduciendo los tiempos de búsqueda de información y por consiguiente de respuesta.
2. Ahorro de costos
Se reducen los espacios donde preservar la documentación, con los respectivos ahorros que esto conlleva -archivar, imprimir, fotocopiar, buscar, etc.
3. Ahorro de tiempo
Con toda la documentación en un solo repositorio y con las mismas reglas de descripción, creación, clasificación, captura, etc. toda la documentación es más fácil de encontrar y recuperar, agilizando tareas en la organización y la tasa de respuestas a los clientes. Al ser un documento electrónico, también se gana tiempo evitando todo el proceso de archivado de los documentos físicos.
4. Homologación
Muchas veces una misma tarea puede ser realizada de varias maneras por diferentes personas, lo que dificulta poder medirlas de forma eficaz. Un gestor documental que unifique los procedimientos para realizar todas las tareas y establezca un mismo modelo para toda la empresa, permite cuantificar los resultados de ellas.
5. Mejora en los procesos
La automatización de procesos permite el control éste y de los documentos que se generan en él, optimizando los tiempos de tramitación y gestión. Con esto aumenta la eficacia del trabajador y se puede gestionar la trazabilidad y auditoría de los procesos de trabajo de la empresa.
6. Cumplimiento de las normativas de seguridad
Un gestor documental permite, de forma implícita cumplir con varias normativas de seguridad, como la LOPD (Ley de Protección de Datos) a través del acceso controlado al repositorio. También con las normas ISO referentes a la descripción y gestión de la documentación.
7. Reducción del riesgo profesional
Manejar grandes volúmenes de papel implica el riesgo de perderlo, duplicarlo, deteriorarlo e incluso siniestrarlo. Si mencionamos la documentación sensible o restringida, esto es un riesgo mayor. Un buen sistema de gestión documental es una buena respuesta antes estos riesgos, con la premisa de prescindir del papel.
8. Movilidad
La movilidad es un “indispensable” hoy por hoy. Estar conectados en cualquier momento y en cualquier lugar es la consigna. El mundo empresarial y documental no escapa de esto, por lo que un gestor documental desarrollado como plataforma 100% web se puede adaptar para cumplir con este requisito, pudiendo acceder a tus documentos desde cualquier dispositivo que se conecte a la red.
9. Preservación de documentos electrónicos.

Las tendencia actual es llegar a la oficina sin papeles y que todos los documentos desde que nacen sean electrónicos. Sin embargo, unas de las grandes incógnitas en nuestros días son la preservación y conservación a largo plazo de los documentos que ya se generan electrónicamente en cumplimiento con las leyes de conservación y su recuperación futura.
Poder contar con un gestor documental supone saber que la información estará disponible y a salvo de los cambios tecnológicos que se produzcan en el tiempo, asegurando el contenido de estos, independiente del momento de recuperación y del formato con el que se conservó.