La implementación de sistemas de Gestión Documental se ha realizado principalmente con el objetivo de centralizar la información para beneficios internos en la empresa, esperando aumentar la eficiencia en todos los procesos que se vean afectados por el acceso rápido a la información, eliminar tareas repetitivas en las que se suele gastar mucho tiempo, como la búsqueda de documentación y sus actualizaciones, y como resultado a esta inversión, un ahorro en recursos a largo plazo.

Pero el potencial de estos sistemas va mucho más allá, sino que también permite generar una relación externa a través de la transparencia o la reutilización de datos e información.

Existe una tendencia mundial hacia la transparencia de la información,  con normativas legales, recomendaciones internacionales, obligación de rendir cuentas dando a conocer el funcionamiento y accionar de un organismo, principal resultado de las posibilidades de acceso tecnológico existentes, y además, como una forma de recuperar la confianza en los clientes, proveedores o ciudadanos (instituciones públicas). En todos los sectores, ya sean privados o públicos, existe la demanda por organizaciones más transparentes, que expliquen y den pruebas de sus compromisos con la responsabilidad social empresarial, con sus trabajadores, con el buen servicio, etc. Siendo un punto importante a considerar para potenciar la credibilidad de marca y de la empresa.

Es evidente que no se puede transparentar la información de la cual no se tiene control, por lo que se requiere gestionar los documentos, contenidos y cualquier recurso que contenga información, durante todo el ciclo de vida. Lo que ha creado una estrecha relación y dependencia para lograr un sistema de transparencia por medio  de la gestión documental.

Un ejemplo claro de la utilización de la Gestión Documental son los Portales de Transparencia, característicos de las instituciones públicas, donde se puede solicitar todo tipo de información incluso desde la web, lo que en la mayoría de los casos corresponde a información que se reutiliza, por lo que las instituciones dependen de un sistema que facilite rápidamente el contenido solicitado, ya que además el sector público debe dar respuesta en un plazo de tiempo estimado.

La transparencia del sector privado y público, de forma interna o externa, es otra de las áreas que se ven beneficiadas , y dependen en este caso, de la Gestión Documental, así como los beficios que se han obtenido en el sector de la salud.