La estandarización de los metadatos en el entorno empresarial es un factor muy importante que permite la rapidez y precisión en los procesos de recuperación de información, por esto cada vez más empresas han decidido implementar un sistema de gestión documental para aumentar la productividad y eficiencia.
En un escenario de gran conectividad y competencia se deben optimizar la mayor cantidad de procesos posibles, por lo que se deben conocer los beneficios y ventajas reales que aportará un sistema documental a nuestra organización.
Ventajas Competitivas
- Logra coherencia, continuidad y productividad en la gestión y administración de los procesos documentales y relacionados.
- Reconoce patrones que harán aún más eficientes tus procesos documentales.
- Permite y fomenta la colaboración y trabajo en equipo entre usuarios.
- Respalda tu información y asegura todos tus documentos en caso de pérdida del documento físico o de actualizaciones.
- Resguarda las propiedades originales y el acceso seguro a los documentos.
- Comparte fácilmente información entre las distintas áreas, empresas, clientes y proveedores.
- Garantiza la legitimidad de los documentos.
- Cumple con las medidas de seguridad controlando los accesos y cambios que realicen los usuarios.
- Fortalece la credibilidad de tu empresa, con la posibilidad de implementar diversas políticas de transparencia y responsabilidad.
Es evidente la conexión y orden que se genera en todas las áreas de la empresa cuando la información se encuentra disponible en el momento y formato necesario. Aunque muchas veces no se reconocen los beneficios y ventajas que se adquieren al implementar un sistema de gestión documental, los resultados demuestran el valor que aporta a cualquier institución .
