Es difícil para las personas dimensionar el volumen de papel que tienen almacenado en sus oficinas, o más aún, los documentos que son gestionados diariamente por la organización y solo llegan a tener una percepción casi siempre alejada de la realidad.
Los documentos son un soporte fundamental para los procesos de las organizaciones. En ese sentido, la correcta clasificación y rápido acceso a ellos mejoran notablemente la productividad de todos los involucrados en el proceso.
Es por eso que la digitalización de documentos es una buena instancia para mejorar la gestión de estos dentro de la compañía. Cuanto más preciso es un modelo de datos, mayor es la capacidad de recuperación de la información.
Si en su compañía apuestan por iniciar un proyecto de digitalización, acá dejamos seis puntos a considerar antes de comenzar.
- Formular una política de selección del material que se va a digitalizar y su prioridad.
- Revisar los aspectos legales para el tratamiento de la información.
- Identificar las principales razones para iniciar un proyecto: se trata de mejorar el accesos, de ayudar a la preservación original, motivos ecológicos, de gestión, etc.
- Crear un conjunto de criterios de selección para la indización, búsqueda y preservación de los ficheros digitales.
- Reunir especialistas y potenciales usuarios de los archivos digitales para su correcto consumo y establecer las prioridades de digitalización.
- Establecer un tipo de fichero digital, ya sea para la conservación, de consulta o manipulación del documento digital, incluyendo la necesidad de OCR o indización de metadatos.
